标本记录中的年份一律规范为公元纪年。如昭和19＝1925+19=1944年、民国十九年＝1912+19=1931年。
每份标本拍摄一张数码相片，相片的质量要求清晰（包括所照的植物体和标本上的标签、标尺、色卡），大小要求覆盖整份标本，图像1200万像素以上。
完全忠实于原来标本上的信息资料,数据库必须输录字段包括：
1）拉丁学名
2）采集地点：省、市（地区）、县
3）生境
4）海拔
5）采集人
6）采集号
7）采集时间
8）鉴定人
9）鉴定时间
10）标本性状描述：花、果、植物高度、颜色等
11）中文名称