标本记录中的年份一律规范为公元纪年。如昭和19=1925+19=1944年、民国十九年=1912+19=1931年。
每份标本拍摄一张数码相片,相片的质量要求清晰(包括所照的植物体和标本上的标签、标尺、色卡),大小要求覆盖整份标本,图像1200万像素以上。
完全忠实于原来标本上的信息资料,数据库必须输录字段包括:
1)拉丁学名
2)采集地点:省、市(地区)、县
3)生境
4)海拔
5)采集人
6)采集号
7)采集时间
8)鉴定人
9)鉴定时间
10)标本性状描述:花、果、植物高度、颜色等
11)中文名称